• właściwego organu geologicznego,
• właściwego organu nadzoru górniczego,
• wójta,
• burmistrza,
• prezydenta.

Prace wiertnicze muszą być przeprowadzone przez osoby z odpowiednimi kwalifikacjami. Po zakończeniu mamy 6 miesięcy na to, aby przekazać dokumentację z przeprowadzonych prac organowi administracji geologicznej. 

Gruntowe pompy ciepła zyskały na popularności dzięki temu, iż temperatura gruntu jest o wiele stabilniejsza, aniżeli powietrza. Dzięki temu podzespoły nie są narażone na radykalne zmiany temperatur, które mogą je wyniszczać. Poniżej tzw. głębokości przemarzania temperatura jest zawsze wyższa niż O^o Celsjusza. Nasz kraj zgodnie z położeniem geograficznym został podzielony na 4 strefy, w których odpowiednio głębokość ta może wynosić od 0,8 m do 1,4 m. Im głębiej, tym wyższa jest temperatura gruntu.

Wymiennik gruntowy najprościej jest rurą w postaci pętli, w której jest umieszczony płyn o nazwie solanka. Zazwyczaj tych pętli jest kilka, a przechodzą przez tzw. parownik pompy ciepła. W obiegu solanka stopniowo pobiera ciepło z gruntu, by oddać go wewnątrz parownika gruntowej pompy ciepła. O wyborze rozwiązania wymiennika poziomego lub pionowego uzależnione jest zazwyczaj od wielkości działki. Istotne jest, aby wymiennik ciepła był odpowiedniej wielkości, gdyż inaczej może to sprawić, iż będzie się wychładzał nadmiernie. W momencie, gdy temperatura gruntu spada poniżej -7^o Celsjusza, pompa ciepła automatycznie się wyłącza. 

Moc instalacji pompy gruntowej w dużej mierze zależy od wilgotności gleby. Biorąc pod uwagę rodzaj gruntu, zostały ustalone  określone standardy wielkości wymiennika gruntu poziomego:

• piaszczysty suchy – 10 W/m2,
• piaszczysty wilgotny – 15-20 W/m2,
• gliniasty suchy – 20-25 W/m2,
• gliniasty wilgotny – 25-30 W/m2,
• mokry (wodonośny) – 35-40 W/m2.

Są to wartości przybliżone, którymi należy się kierować. Określenie rodzaju gruntu jest bardzo trudne i zazwyczaj ma to miejsce podczas prac. Gruntowa pompa ciepła pracuje zazwyczaj w ciągu całego podczas ok. 1800 godzin.

Umieszczenie rur pionowo w ziemi zwiększa skuteczność gruntowej pompy ciepła. Głębokość odwiertów zazwyczaj sięga pomiędzy 40 a 150 m. Poniżej 10 m temperatura gruntu nie spada poniżej 10⁰ Celsjusza w ciągu całego roku. Jednakże trzeba się liczyć z tym, iż wykonanie tej inwestycji będzie o wiele kosztowniejsze. Pionowe rury, które również są układane na kształt pętli, a nazywane są sondami geotermalnymi. W tym przypadku najistotniejsze obliczenie długości rur, a nie powierzchni. Wraz z głębokością zmieniają się właściwości gruntu, a możemy się tego dowiedzieć z map geologicznych lub z odwiertów, które były dokonywane w pobliżu. W tym wypadku bardzo ciężko jest podać przybliżone parametry, gdyż wszystko zależy od grubości poszczególnych warstw gruntu. 

Koszt inwestycji jest wprost proporcjonalny do mocy instalacji. Dobrze jest więc zastanowić się nad pompą działającą w systemie biwalentnym. Najbardziej rozpowszechnionym rozwiązaniem jest elektryczna grzałka, która będzie wspierać pompę ciepła w czasie najsilniejszych mrozów. Długość pojedynczej pętli jest bezpośrednio uzależniona od mocy gruntowej pompy ciepła. Rury są wypełnione solanką, która powinna być odporna na zamarzanie. Górna granica zazwyczaj wynosi -15^o Celsjusza, lecz zazwyczaj już przy -7^o Celsjusza pompa przestaje automatycznie się wyłącza.  Wymiennik musi być zabezpieczony przed niebezpieczeństwem wynikającym z zamarznięcia solanki, ewentualnie rury mogą posiadać izolację. Mimo że potocznie każdy wciąż mówi, o solankach wewnątrz instalacji gruntowych pomp ciepła, to w praktyce dawno się już tego rozwiązania nie używa. Dzisiaj najpopularniejszym rozwiązaniem jest roztwór glikolu propylenowego.